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コラム

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AI電話予約とは? 仕組みと3つのメリット・デメリット

AI電話予約とは? 仕組みと3つのメリット・デメリット

飲食業界を悩ませるのが、予約電話への対応です。
飲食店は限られた人数で営業していることが多く、特にピークの時間帯には「忙しくて電話に出られない」という店舗も多いのではないでしょうか。

予約の電話に出られなければ予約を取りこぼしてしまい、機会損失が発生する恐れがあります。店舗運営に集中しながらも、一件も受電を取りこぼさない環境を整えたいですよね。

そこで、本記事ではAIを活用した電話予約サービスの仕組みとメリット・デメリット、導入方法を詳しく解説します。

「AIの電話予約サービスってなに?」
「AIを導入するメリット・デメリットは?」
「AI予約システム導入にあたりチェックしておくことは?」

このような疑問にお答えしますので、ぜひ参考にしてみてください。

AIが電話対応してくれる仕組みとは?

まず顧客からの着電があると、あらかじめ設定されたシナリオ通りにAIが受電します。そして、顧客が予約内容や問い合わせ内容を話すことでAIは内容を瞬時に解析を行い、最適な回答を導き出します。
導き出された回答はテキスト化され、AIの音声合成技術を用いて読み上げられて顧客に回答が届く仕組みです。

顧客との会話経験を積むごとにAIのチューニングを行うことで、回答の精度を高められます。人と同じく成長できるため、最終的には有能なオペレーターとして業務に貢献します。

AIによる電話応対の仕組みをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

【2022年最新】ボイスボットとは? メリット・デメリットと活用事例を紹介

AI電話予約を導入する3つのメリット

AI電話予約サービスの導入には、3つのメリットがあります。

  • 受電の取りこぼしが防げる
  • 電話対応時間が削減できる
  • 営業時間外の予約にも対応できる

受電の取りこぼしが防げる

飲食店には基本的にコールセンターがなく、現場スタッフが電話対応を行います。そのため、忙しい時間帯には予約や問い合わせの電話に応答できないことが多いです。

ネット予約に対応していない店舗では、予約を受け付けられるのは電話のみとなります。売上獲得に直接つながる予約電話を取りこぼしてしまうのは、飲食店にとっても大きなダメージといえます。

しかし、AI電話予約サービスを導入すれば、AIが電話対応を行うため受電の取りこぼしを防止できます。これにより「電話がつながらないからほかの店に予約する」といった事態も防げるのです。

電話対応時間が削減できる

「予約の電話対応に時間を取られてしまう」という飲食店も多いのではないでしょうか。
基本的に予約対応は以下のようなステップが必要です。

  1. 電話を取る
  2. 要件を聞く
  3. 予約日時・人数の確認
  4. 空き状況の確認・案内
  5. 予約内容の復唱
  6. 予約の登録


忙しい時間帯に予約電話がかかってくると、スタッフを電話対応に取られてしまい店内の接客が疎かになる事態も考えられます。

AIが予約電話に応対すれば、スタッフの電話時間を大幅に削減することが可能です。スタッフはその分お店での接客に集中できるため、顧客満足度の向上も期待できます。
AIは一連の予約の流れにすべて対応可能なので、AIのみで予約対応を完結させることもできます。

営業時間外の予約にも対応できる

AIは24時間365日稼働できるので、営業時間外でも予約対応が可能です。
たとえば、営業時間外に予約電話がかかってきても、店内にスタッフがいないため対応できません。これにより他店に予約を取られてしまう可能性もあるでしょう。

しかし、AIは時間帯に関係なくいつでも予約を受け付けられます。そのため顧客の利便性もアップして、リピート顧客の獲得にもつながるでしょう。

AI電話予約を導入するデメリット

AI電話予約サービスを導入するデメリットは、以下の2つです。

  • 初期費用がかかる
  • シナリオ作成の時間がかかる


AIの導入時は、システムやシナリオの設定費が数十万円ほどかかります。しかし、業務の効率化と受電の取りこぼしを防ぐ効果によって、長期的に見れば初期費用は十分に回収できるでしょう。

そして、AIは初期設定におけるシナリオ作成が必要です。シナリオはニーズに合わせて設定できるため自由度が高く、さまざまなケースを想定して作る場合は時間がかかります。また、運用途中でも随時シナリオを修正して精度を高める必要があります。
運用を続けていれば回答の精度が高まり、より顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

AI電話予約サービスのデメリットを詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
【2022年最新】AI自動音声応答とは? 導入するメリットデメリットと活用事例

AI電話予約システム・導入前のチェックポイント5点

AI電話予約サービスを導入する前に、以下の5点をチェックしておきましょう。

  1. ランニングコストはどの程度かかるか
  2. シナリオ設計にかかる時間の目安は
  3. AI電話予約をどのように使うか
  4. リマインドはどんな手段があるか
  5. AIが取得した予約はどう管理されるか

1.ランニングコストはどの程度かかるか

まず、想定する使い方でのランニングコストを確認しましょう。AI電話予約サービスは、月額数万円〜数十万円ほどのコストがかかります。
たとえば、NTTドコモの「AI電話予約サービス」では無料通話300分を含んで月額3万円〜運用が可能です。
無理なく運用が続けられるように、事前にランニングコストの確認は必須といえます。

2.シナリオ設計にかかる時間の目安は

導入のデメリットでも解説しましたが、AI電話予約サービスはシナリオ設計に時間がかかります。あまりにも時間がかかる場合は、稼働開始時期が予定よりも大幅に遅れてしまう恐れもあるのです。

設計が完成するまでどの程度の時間がかかり、いつから利用できるのかを事前に確認しておきましょう。

3.AI電話予約をどのように使うか

導入後は、どのような使い方をしたいのかを事前に決めておきましょう。
たとえば、「混雑している時間帯や営業時間外のみAIが対応する」「予約だけならいつでもAIで完結させる」など、具体的な使い方をイメージしてみてください。
そして、イメージした使い方を実現できるのかどうかも確認が必要です。

4.リマインドはどんな手段があるか

飲食店の予約において、リマインドは重要な役割を果たします。予約者が予約したことを忘れている場合でも、リマインドで予約情報を確認してもらうことで無断キャンセルや来店直前のキャンセルが防止可能です。

リマインドはお客様の電話番号への自動架電やSMS送信など、さまざまな方法があります。顧客のニーズに合った手段を選択できるかどうかを確認しておきましょう。

5.AIが取得した予約はどう管理されるか

AIが取得した予約は、どのように管理されるのかを確認しましょう。
管理方法の例として、「CRM連携などでリスト化」や「メールなどで飲食店に通知する」などがあります。予約の確認ミスを防ぐためにも、予約の管理方法は確認が必須です。

飲食店側で予約の確認ミスがあるとトラブルに発展するため、希望する管理方法が選択できるかどうかもチェックしておきたいポイントです。

AI電話予約ならAI電話サービスがおすすめ

飲食店のAI電話予約は、NTTドコモの「AI電話サービス」がおすすめです。
Amazon Connectなどの各種PBXとドコモAIエージェントAPI ®を組み合わせて、予約受付やお問い合わせ対応などの電話対応をAIが自動で行えるようになります。

IVR(自動音声応答システム)のような機械的なやりとりではなく、NTTドコモ独自の音声認識技術を駆使した自然なやりとりができることが特徴です。

また、定型化された内容であれば人が取り次ぐことなくAIのみで対応可能です。特に飲食店の予約のような定型化された内容は、AIのみで完結できるケースが多いでしょう。
これにより、電話対応は完全にAIに任せられるため、業務の効率化と人手不足の課題解決が期待できます。

さらに、既存のシステムと連携させることで自社仕様に調整することも可能です。
導入前に事前にお試しができる「3ヶ月間無料のお試しパッケージ」を用意していますので、導入を検討されている方はぜひご検討ください。

まとめ(電話予約AIとは)

電話予約の対応に時間を取られている飲食店では、AI電話予約サービスの導入がおすすめです。
AI電話予約サービスを導入することで受電の取りこぼしを防ぎ、電話対応時間が削減できるようになります。さらにAIは24時間365日いつでも稼働できるので、営業時間外の予約にも対応可能です。

導入前には、ランニングコストやリマインドの手段などを確認しておきましょう。
NTTドコモの「AI電話サービス」では、月額3万円〜のコストで運用が可能です。まずは3ヶ月間無料のお試しパッケージで使用感を確認してみてください。

飲食店の電話予約対応はAIに任せて、店舗運営に集中できる環境を整えましょう。

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